做任何事情都少不了時間,時間是必須具備的一個條件。但是人卻往往最不善於管理自己的時間,而有效的管理者與其他人最大的區別,就是他們非常珍惜自己的時間。

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管理好時間比忙到死更重要

 

要提高管理者的有效性,第一步就是記錄其時間耗用的實際情形。

 

許多有效的管理者都經常保持這樣的一份時間記錄,每月定期拿出來檢討。有了時間耗用的記錄樣本,他們便能自行檢討了。經過練習,他們在時間的利用上必有進步。但是管理時間必須持之以恆,才能避免再回到浪費的狀態上。

 

第二個步驟就是要做有系統的時間管理。我們先要將非生產性的和浪費時間的活動找出來,盡可能將這類活動從時間表上排除出去。要做到這一步,可以試問自己下列幾個問題。

 

1. 首先要找出什麼事根本不必做,這些事做了也完全是浪費時間,無助於成果。將時間記錄拿出來,逐項逐項地問:這件事如果不做,會有什麼後果?如果認為不會有任何影響,那麼這件事便該立刻取消。

 

2. 第二個問題該問的是:時間記錄上的哪些活動可以由別人代為參加而又不影響效果?

 

3. 還有一項時間浪費的因素,是管理者自己可以控制並且可以消除的,這項因素是:管理者在浪費別人的時間。這種現象並不明顯,但有一個簡單方法可以診斷出來:去問問你的下屬。有效的管理者懂得有系統及誠懇地問他的下屬:請你想想看,我常做哪些浪費你的時間而又不產生效果的事情?問這樣的問題,而且問得對方敢說心裡話,才是有效管理者的角色。

 

消除浪費時間的活動

 

1.找出缺乏制度或遠見而產生時間浪費的因素。

2.人員過多,也常造成時間浪費。

3.組織不健全。其表現就是會議太多。

4.資訊功能不健全。

 

以上所說的種種時間浪費的缺點,例如人數過多、組織不健全或資訊系統失靈等等,有時是輕而易舉就可以改善的,但有時也要花費許多時間和耐心才能改善。不過,只要你肯付出努力,這種改善的效果是很大的,特別是可以幫你省出許多時間

(摘錄中國經理人:清華管理評論-2016年4月11日)

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