目前分類:時間管理 (61)

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《華爾街日報》曾經規劃出一套理想的午睡時間:

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10~20分鐘:是最理想的時間!這個時間的睡眠能幫助你提升敏銳度與保持機警,讓你睡醒後精力充沛,能在緊要關頭有好表現。
30分鐘:午睡半小時,可能造成起床後身心疲勞、大腦變得遲鈍,需要一陣子才能恢復精神。

 

60分鐘:這個時間能幫助認知與提升記憶力,因為這個時間能達到較深層的睡眠。

 

90分鐘:一般而言,90分鐘的午睡已經是一個完整的睡眠長度了,其包含非快速動眼時期與快速動眼期的循環。完整睡眠有助於創造力、情感和記憶力的提升,醒來後也比較沒有勞累和思考遲鈍的問題。

 

除了以上建議,專家也提醒,午睡時可趴睡或仰躺於椅子,背部稍微打直,能避免躺著睡睡太深所帶來的疲累感。另外,也不要忘記午睡應選在合適的時間,例如下午1至4點,能避免影響晚上的睡眠品質。(摘錄自東森健康雲2017/8/16)

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「瑞典人是十分注重效率的,減少複雜程序,令決策更快捷!」

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1.請教有經驗的同事,快速決斷處理方式

提高處理事情的效率方法之一,是直接請教有經驗的跨國同事協助。

 

2.提前分享時間安排,避免工作節奏被切割

儘管平日使用數位工具管理時間,但他的LINE群組總處於提醒關閉,以避免時間碎片化;透過OUTLOOK行程分享,讓同事知道他一到兩周的時間安排。

 

「我每天下班前會fix the list,大概是兩星期的行程。」提早做安排,是讓時間追著你,而非你去追時間。

 

在平日的時間安排上,上午他會處理重要但非緊急的事情。例如與外包商溝通、或同事間人力盤點與調整,開會頂多半小時就結束。

 

利用上午與外包商溝通、和員工固定開會,且半小時一定結束,背後意義在於在快時尚零售業中,確保服務品質、快速調貨送到店面,「該做好的要先做好。」

 

「溝通是為了確保服務品質,準時交貨到門市,把該做好的要先做好」他透露,下午則保留時間給自己,專心思考專案策略。

 

除了取捨外,他也強迫提早訂定計畫,儘量在時間內完成,同時每周能固定打1~2次籃球,周末還能打壘球或GOLF。掌握工作分配與生活節奏的習慣一旦養成,也就少了時間管理不平衡的問題。

(摘錄自經理人2017/8/17)

 

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許多人常無法落實排定的計畫,失望之餘,索性就放棄規畫。

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心理學家尼爾.費奧瑞(Neil Fiore)發明一種方法,不是以「該做什麼」為基礎,而是以「未計畫表格」(un-schedule)追蹤自己的時間。

 

「未計畫表格」詳列每周每個時段(以1小時為單位),把整周預定要做的事及預估進行時間標註在表格中,無論公事或私事都記錄。例如,在周二下午12:00~1:30的格子裡填入與朋友聚餐、周三上午10:00~12:00填入部門例會,以此類推。

 

剩下的空格就是能執行計畫的時間,是否有足夠時間完成目標將一目了然。

 

執行計畫時,一旦投入1小時,就在表格上把那格時間塗滿,以記錄進度。這樣做的用意不是「刪除待辦事項」,而是幫助我們 把注意力放在「已完成」的事情上,不會再掉進無法履行承諾的挫折感裡。(摘錄自經理人雜誌2017/05/21)

 

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相信大家都有這種經驗,寫下今日的待辦清單,結果,一個禮拜下來,它還是列在每日的待辦事項裡。怎麼改善呢?詳細內容請見:

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在你開始努力分配、管理時間之前,必須先決定自己每天需要聚焦在哪些事情上,這樣才能真正提高生產力。

 

「三重點法則」(Rule of 3):每天一開始,問自己:當這一天結束,我希望完成哪三件事?並把這三件事寫下來。這三件你得和自己重複確認,因為這將會是你這一天的焦點。

 

而一周之始,也可重複前述行為,確認本周焦點。

 

不過,為什麼每天和每周只選擇完成三項目標呢?3看似一個任意的數字,但它夠大,可以讓你放進想要完成的關鍵任務;同時,它也夠小,小到足以讓你思考什麼才是重要的。當你在腦中篩選要完成哪些事的時候,你就已經在為事情的輕重緩急排序了。

 

一旦你列出今日必做的三件事,就算處於兵荒馬亂的時節,你也能專心一志,做好事情。也不會發生列出一籮筐的待辦事項,卻沒辦法一一劃掉的情況了。

 

不過,剛開始在設定待辦事項時,可能會把目標訂得太高或太低,若是把目標設太高,可能會覺得自己能力不足,大約試驗一至兩個星期,就能慢慢清楚自己每天需要花多少時間、專注力,才能把規畫好的事情完成。(摘錄自《最有生產力的一年》2016/11/28)

 

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時間管理的戰鬥不是和別人對決,而是和自己的惰性打仗,這是場不進則退的戰役。雜事變行動、人生變美好的時間管理方法!詳細內容請見:

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在第一個習慣中,養成「要事為先」的準則,並透過我稱為「FAST」的四個流程,快速處理每天的任務,成為一個每一天都高效率的人。

「FAST」策略裡的「F」步驟,完成今天最重要事情的方法,這是時間管理必須學會的首要步驟。接下來的一天就輕鬆了!因為最困難的事情已經完成。

 

有時候我們懶得做、提不起勁去行動,每天過了一半還是覺得庸庸碌碌、充滿挫折,這是因為我們還沒有想到要先做最重要的事情,

拖拖拉拉到下午,此時精力也減低了(心裡告訴自己,現在我好累喔!),人也開始逃避了(心裡說:那明天再做吧!),這樣又過了一天事情卻毫無進展。

 

第二個守則是,看似複雜的工作,事實上可以分解成許多小的行動。

 

把大事情分解成許多小動作,那麼行動時我們只要掌握小動作的重點,不斷依序前進,小動作相對簡單具體,就能讓自己更心無旁騖的專注在小動作上,這樣大事情看起來也變成簡單了。

 

練習三,一種「興奮投入」的工作狀態。

 

「『Flow』出現時, 一個人可以投入全部的注意力,以求達成目標!這時候沒有脫序現象需要整頓,自我也沒有受到任何威脅,因此不需要分心防衛,Mihaly Csikszentmihalyi 正向心理學大師把它稱為『Flow』。」

 

進入Flow 狀態的四個步驟:首先,要有暖身的時間,先作一些小工作,輪替一下不同的小事,才進入完成每天最重要事情。除此之外,記得要疲倦之前就要先休息,番茄鐘工作法讓我們每25分鐘有次休息。最後檢討,從檢討中找出有哪些作法可以改善,讓下次要吃類似的青蛙時,可以有更好的方式。(摘錄自《早上最重要的3件事:習慣並且去做,30天改變人生的行動魔法》)

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注意兩個時段─早晨與空閒時間。早晨是特別提不起勁的時段,空閒則是最常浪費掉時間的時候。改變一下習慣就能提升時間管理的能力,詳細內容請見:

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(一)早晨時間,謹記「一」字訣原則:

 

1.洽商等重要事情,在「一」早進行

人在早晨起床後3~5小時左右,是大腦前額葉的活躍期,此時最適合進行戰略思考或計畫商討等重要工作。

 

2.討厭的事,「一」早就把它解決

把非做不可卻又提不起興致處理的事情往後拖延並不會讓自己更輕鬆,只會讓自己想到就痛苦。若一早就把討厭的事解決掉,反而能讓之後的工作做起來更愉快盡興,一整天下來,就不會因為有尚未處理的厭煩事情,而感到沉重壓力及倦怠感。

 

(二)空閒時間

 

5分鐘或10分鐘的零碎時間,一般人通常會因為沒有做事前準備,所以當下不知道該做什麼,只好任由時間流逝。對此,她建議事先列出在空閒時間能做的事,制定「空閒時間表」,例如:

 

5分鐘:

收發電子郵件和電話聯繫
發想宣傳標語或商品名稱
收集報章雜誌的趨勢資訊

 

10分鐘:

寫感謝狀或問候卡
做體操或伸展運動
練習英語會話或查單字

 

如此一來,藉由事先思考「幾分鐘能做什麼事?」即便是短暫出現的「空閒時間」,也能做最有效率的運用。(本文整理自《3天搞定一周工作》,世茂出版。)

 

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許多的成功人士並非是用「因為沒時間,所以沒辦法去做……」的減法思維來衡量時間,他們秉持的是將時間以加法來思考。詳細內容請見:

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臼井由妃(Usui Yuki),原為連一本商管書籍都沒看過的平凡家庭主婦,卻因為丈夫罹癌去世,要一肩扛起經營公司的重擔。但是她不僅讓公司從負債3億日幣變成年收23億日幣的優良企業,還能每年辦60場以上的演講、出版3本以上新書。此外,還以每年一份證書的速度,取得地政士、MBA及多項博士學位。

 

臼井人生版圖的大躍進,來自於她高超的時間管理能力,她認為「懂得支配時間,就能擁有生活餘裕與金錢」。談到時間管理,她提出:

 

一、 再忙,也絕不能忽略人際關係

 

「因為沒時間,就減少與人碰面的次數」堪稱是在進行時間管理時的大忌。臼井強調:追根究柢,機會、時間和金錢都是由人製造而來的,所以任何事都比不上與人交際還來的重要。實際上,無論是經驗或新知,許多事情反而是透過與人交流才能真正學習到箇中道理。

 

當然,以現實面來說,我們不是整天閒閒沒事做,的確無法一天到晚不停與人約見面吃飯,所以,「對要碰面的人進行評估」變成是件很重要的事,而「優先和可能成為未來貴人的人士見面」或許是你應該考慮的方向。

 

此外,既然手邊要處理的事情如此繁忙,我們更不該以專家自居,自認凡事都要自己解決。相對地,向他人請益是更有效率的方式,換句話說,就是「與其知十,不如認識十個有所知的人」。

 

二、 與其受人督促,不如自我監督

 

你常常有趕不上死線(deadline)的焦慮狀況出現嗎?雖然這類事情的發生,不可能完全防止,但你可以試著採取「由自己訂定時間期限」的方式,大原則就是「在設定期限時,必須由他人規定的截止日往前推算」。

 

舉例來說,雜誌文章的截稿日通常為每個月的15號,那麼,你可以為自己訂下「要提早3天完成」的期限,並向對方宣告你的規劃。臼井的多年經驗證實,比起其他人規定的截止日期,人們會對於自己所認知的期限比較敏感,所以也比較願意遵守自己所訂的期限。

 

三、 杜絕優柔寡斷,先做再說

 

「等我有衝勁時再說」「再等我準備得完善一點…….」這些都是優柔寡斷者的口頭禪。實際上,任何事情拖得越久,反而會變得越難處理。「先做了再說」才是真正講求效率的人的做法。在不得已的情況下,優柔寡斷者會認為自己是在「準備不足的情況下,不得不開始工作」,反之,高效率工作者是採用「就算還沒準備好,也要暫時先起步」的觀點做事。

 

在工作大約完成到60%的時候,可以停下來檢視目前進度並適時修正執行計畫。與其追求行動前需要萬事俱備,不如邊進行邊修正,慢慢邁向完美。(本文整理自《3天搞定一周工作》,世茂出版。)

 

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一心想要早起,卻又很難抵抗昏昏沉沉的腦袋?透過這些方法,讓你「晚上睡得好,早上起得早」,詳細內容請見:

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1. 想清楚你究竟為何希望早起

 

是想起來運動,讓身體更健康?還是,渴望在早上騰出不被打擾的時間,從事你喜歡做的事,像是閱讀、寫作或冥想?

 

美國知名時間管理顧問Chris Winfield指出,當你確切了解自己想早起的原因,他將能成為你的動力,在內心深處鼓勵你起床達成目標。

 

2. 養成睡前好習慣,為睡眠做好準備

 

「我沒有意志力早起!」這是多數人無法成為晨型人的關鍵原因。事實上,並非靠著「意志力」早起,而是培養早起的習慣。幸福生活實踐家格雷琴·魯賓(Gretchen Rubin)說,「習慣讓我們免於做決策的困擾,使得改變更容易被實現。」

也就是說,不須刻意早起,而是讓睡眠成為一種好習慣,穩定就寢時間,自然能逐漸穩定起床時間。試著為自己訂定一個睡眠時間表吧,例如:十點準備就寢、十點半上床、十點半到十一點閱讀書籍,十一點熄燈就寢。在八小時的睡眠後,七點起床。

 

3.以15分鐘為基準,一點一滴提早起床時間

 

如果你是每天都睡到中午的人,不要一下子就設定以後都要早上六點床,這太痛苦了。你可以改採取一點一點的提早就寢及起床的時間,例如平常都是十二點睡、七點起床,你可以試著提早到十一點四十五睡、六點四十五起床,而當你習慣六點四十五起床時,可以再提早到六點半。以十五分鐘為基準慢慢提早就寢及起床的時間,即使不減少睡眠時間也能邁入晨型人的行列。

 

4.不要依賴鬧鐘的稍後提醒按鈕

 

每天早晨你會按幾次鬧鐘的「貪睡」鈕?我們可能會覺得在鬧鐘響後再多睡幾分鐘是件幸福的事,但事實上,這麼做只會讓我們更累,因為它破壞了我們的睡眠循環、影響了睡眠品質。

 

更重要的是,賴床延遲了我們一天的開始,成為反射動作,使我們的潛意識缺乏自律性。記得,從今天起把鬧鐘或手機放在離床邊遠一點的地方,使得你非得起床才能把它關掉。另外,可以將輕快的音樂設為鬧鈴聲,一早起來就有好心情!

 

5.選擇你喜歡的晨間活動,這樣你會比較容易堅持早起

一大早起床很不容易,若是還得做自己不喜歡的事情,會更讓人覺得早起是個可怕的折磨。

 

建立一個你喜歡做、能讓你起床時一想到就充滿動力的事,做為每天早起的第一個行程,像是喝一杯超棒的手沖咖啡,或是讀一本你喜歡的書,使你對每天的開始都充滿期待。(本文摘錄自經理人雜誌2016/10/30)

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職場上經常可見工作認真、整天忙碌,但成果不彰的工作者。要如何避免「搞錯方向」而落入忙盲茫,請見下文:

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成功學大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)在《與成功有約》一書中指出,最根本的原因出在「搞錯了方向」。

 

為協助工作者拾回心中的羅盤(目標),柯維以「重要性」與「急迫性」為軸線,畫出「時間管理矩陣」:

 

「重要性」指的是真正有助於達成人生目標,讓生命更豐富、更有意義的事,多半都不是那麼迫在眉梢,例如長期規畫;

 

「急迫性」則是指迫在眼前的急事,多半具有瑣碎、耗時等特質,例如,要在期限內完成的急事。

 

雖然「重要性」與「急迫性」都與時間有關,但柯維認為,只有「重要性」才能用來衡量時間與生命;反之,陷入急迫性偏執的工作者,則因為無法思索生命中真正重要的事情為何,只好以忙碌填補空虛或是選擇逃避浪費生命。

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總是覺得時間不夠?希望一天能有48小時處理完所有工作?試問自己一天「真正」用在工作上的時間有多少?這些浪費掉的時間真的有讓你的事業進步嗎?其實不是工作永遠做不完,而是你沒有妥善做好時間管理。讓工作價值最大化,詳細內容請見:

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80/20法則,又稱為帕雷托法則(Pareto Principle),此法則指出大多數的影響是由少數事件所造成,80%的成果是由20%的投入產生。

 

大多數人並沒有明智地過生活或經營事業,許多人追逐無數個無關緊要的目標,卻沒有得到真正的結果。只有當我專注把時間花費在處理重要的事情上,這些成果才會有價值。

 

許多創業家總想要自己完成所有的工作,不論是花六個小時清除電腦病毒,或修理漏水的水龍頭,總認為自己有能力可以完成。但完成這些零碎的工作,頂多只能讓你一小時內賺到十塊美金,而忘記自己一小時可以做對公司更有價值的事,像是帶領團隊執行企劃案或是研究公司的商業模式。

 

許多具有前景的新創事業,常被這些零碎的工作耽誤,忽略了真正重要的工作,造成失敗。許多人聽到「時間管理」會誤以為是日程表、時間規劃表或是完成所有事情。但你並不會因為完成所有事情,而讓公司變得更好。企業會雇用專人負責較艱難的工作,例如需要高度技能的行銷與公關等職位。

 

聘請幫傭與個人助理,能幫助企業家停止浪費時間,並將這些節省下來的時間花費在更重要的事情上。

 

當你已經能在一年之內賺取上千美金時,你最重要的工作就是將時間留給你的核心事業。也因此,如果在家裡還需要花費時間刷馬桶、煮菜,這些都僅是浪費時間而已。你應該要雇用專人負責這些事,除了為別人增加工作機會之外,他們的專業技能絕對比你自己還好。如果全美的企業家都雇用人幫他們丟垃圾,更能降低5%的失業率。

 

除此之外,更應該雇用個人助理來處理電腦方面的工作。Marshell自己也雇用需要工作的人擔任助理。一開始助理只是做些簡單的工作如更換暖爐芯,與將車子送修等等。在工作熟悉六個月後,助理已經有能力去處理較艱難的任務,像是有條理地整理出信箱中的重要郵件。這對企業家來說非常重要,省下來的時間可是比金子還要有價值。(蘋果日報2016/10/31)

 

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市面講時間管理的書籍很多,有些講得太複雜,花招很多但很瑣碎,執行起來的效益也不高。有些講得太浮誇,好像只要做到○○,你的人生從此就會一帆風順,等你執行後就發現怎麼還是逆風陣陣。

 

根據十多年來在時間管理領域教學與個人親身實證的經驗,要把時間管理做好,其中改變作息的這五個步驟千萬要留意,也千萬不能省略。

 

1.改變作息(1):先找到有幸福感的動力

 

好的時間管理是奠定在好的生活作息上。

 

如果你的作息不穩定或是不正常,精神自然也不佳,容易做錯判斷與下錯決定,這讓你只能事後花時間後悔或是花時間再做一次,再做一次是最浪費時間的。

 

某些人總是受到情緒影響,常常晚上睡不著,早上起不來,這時就必須要先找到在早上做會帶給你幸福感的事情。例如:吃一頓豐盛早餐、看一本好書、運動一下、寫短篇文章、跟寵物玩樂等等。

 

2.改變作息(2):列出生活瑣事

 

收發電子信件、整理桌面、整理電子檔案、清洗餐具等等生活瑣事,最容易耗費人的思考精力,這些事情應該盡量安排在零碎時間中,當做是轉換心情的事務用的。

 

休息,不是什麼事情都不做或是睡覺才叫做休息。利用零碎時間來轉換心情,就是最好的休息。

 

3.改變作息(3):切出整塊的完整時間

 

以每20、30、50分鐘為完整的塊狀時間,全神貫注處理需要動腦思考的事情。接著就用5~10分鐘的零碎時間去處理剛剛說的生活瑣事。處理完後,身心也順利完成放鬆,就可以再開啟下一個20、30、50分鐘的塊狀時間。

 

因為每個人能全神貫注的時間量不一樣,請根據自身經驗來決定是20分鐘或30分鐘或50分鐘的切割比較適合你。

 

4.改變作息(4):刻意留給自己的獨處時間

 

一直不斷與人互動會造成你生活重點的迷失,能每天為自己保留一段自我對話的獨處時間最好。若做不到每天都有獨處時間,至少每周為自己保留一段獨處時間。

 

獨處時間,請斷絕外界一切干擾,只有你跟自己的對話,時間量少則3分鐘也沒關係。請回顧這一天或這幾天中的事情,看看是否有需要自我改進的地方。接著想想未來一天或未來幾天中,所有事情的優先順序。

 

5.改變作息(5):刻意維持一定的書籍閱讀量

 

閱讀書籍的好處,應該不必我再說了吧?

 

網路上假新聞、謠言、錯誤資訊比例相當高,提醒自己不要100%依賴網路消息,閱讀書籍仍是你目前最有力、最有利的選擇。(註)

 

每個月月初先挑好想閱讀的書籍,先從一個月閱讀一本書也沒有關係。關鍵是你必須把「看書」這件事情當成是一件重要的事情。

 

很多書籍的編排方式採短文方式寫作,一個章節就是一個完整的概念,閱讀完一篇內容也不過是3到5頁而已。這類書籍可以安排在零碎時間閱讀,落實一段時間後,你會發現一周讀個一本書是很簡單的事情。這樣一個月就可以讀4本書了,一年就能讀完48本書。

 

最好的方式是每天或是每周刻意為自己保留一段閱讀書籍的時間。(再次提醒,網路資料絕對不算在內喔!)

 

必要時,學習速讀法對你有絕對的好處,速讀技巧請參考金石堂長年暢銷書籍《眼腦直映快讀法》一書。(轉載請註明原作者,避免盜用嫌疑。本文作者:ESI廣翰思惟教育長。)

 

註:《當心!網路害死你的貓!》裡面就提到各種養貓的網路謠言與疾病疑問,這本書名為網路亂象下了做好的註解。

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準備期設定1年,時間不管多難熬,最痛苦就這1年,不曾想放棄。

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蔣維舫一年內考取高普考雙榜,當全職考生,嚴格控管時間,每日讀書8小時,跟緊上課進度複習,考前一個月,她都限時練習考古題,累積手感。

 

讀書時,在書桌上就擺放鬧鐘,嚴格管理時間,例如,複習補習班老師課程,複習時間就不能超過上課時間,若超過時間,一定得找出癥結點。隨著對內容越來越熟悉,每次複習所花時間應越來越少。

 

蔣維舫每日讀書約8小時,每3小時為一個時段,早上會讀專業科目如行政學、行政法、政治學,下午、晚上則是共同科目或者其餘合併考科。

 

每次讀書完,她都會搭配練習考古題,考量國考申論題120分鐘內得完成4題,等同1題僅30分鐘,每次練習考古題,蔣維舫也計時,每題僅30分鐘,5分鐘內看完題目、想好答題架構,10分鐘內寫好前言,15分鐘寫完內文,剩餘5分鐘檢查。

 

起先無法限時內完成,蔣維舫就先訂正,重複看運用觀念。考前一個月都在練習考古題,培養手感。

 

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《拖延心理學》指出,人是以過去、現在及未來做為定位時間的基準,如果只偏重其中一個時間觀點,對事情的看法就會有偏差。

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紐約大學心理學教授哈爾.賀斯菲爾德(Hal Ersner-Hershfield)提出的「時間折價」(Temporal discounting)為此做了註解:即使當前目標(出國旅遊)沒有長期目標(存退休基金)重要,大家還是比較可能先做眼前、能馬上獲得利益的事情,而不是做對未來重要的事。

 

這是因為我們沒把「未來的自己」納入考量,只要事件或目標的完成時間在遙遠的未來,就會給人不真實感,讓我們做出短視近利的決定。

 

時間管理專家亞倫.蘭凱(Alan Lakein)曾說: 「規畫是把未來帶到當下,以便現在就先做點事情。」把未來納入考量,提前做規畫,就不會因截止期限將至而驚慌失措。(摘錄自經理人雜誌2017/05/21)

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學了時間管理,卻沒有發揮效果,是因為你少了這個動作。

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學習按照時間表行動對於學生、SOHO族、家長等需要更多彈性的人來說是很有價值的技能,讓你一次可以專注在一項任務上,避免你分心、拖拖拉拉和承受壓力。

 

莫蘭(Gwen Moran)在《Fast Company》撰文表示,透過按表操課,你可以有效組織每天的各個時段。比起寫一長串待辦事項清單,不如用按表操課的方式,每一個時段專心做一至數項任務,你會立刻發現先前對時間的估算是否不切實際,聚焦在應該要做的事情上。

 

喬治城大學教授牛波特(Cal Newport)主張,給每個小時分配工作,讓你可以大幅提升工作效率。 牛波特說:「這讓你可以在合理的時間內安排工作,例如把較小的事情集中處理、在比較長的時間內處理困難的事情等等。另一個好處是,這可以讓你正確評估自己多數時候有多少自由時間、特定例行任務實際上會花多少時間。」

 

時間管理專家克魯斯(Kevin Kruse)說,透過時間表組織你的一天很合理,因為這會讓你的任務更有紀律和秩序。生產力部落格I Done This調查發現,大約有41%待辦清單永遠不會完成。克魯斯自己的調查發現,高工作效能的人從來不談他們的「待辦清單」,反而會談他們的日程表、如何安排工作。

 

克魯斯說,這種做法在心理學上也有好處,減少「柴加尼效應」(Zeigarnik effect)。這個理論由德國學者柴加尼1927年提出,他發現,想起中斷的工作要比回憶已完成的工作更容易,這種未完成的工作反而不易忘記的現象,稱為柴加尼效應。

 

克魯斯說:「這可能帶來壓力和失眠,但如果我們把所有任務安排在特定的日期、時間和期限內完成,我們知道所有待辦事項都會在應有的時間內完成,就能睡得更酣暢。」

 

以下是安排時間的訣竅:

注意週期-商業策略家霍薩傑(David Horsager)建議,在你開始安排每30分鐘或每小時的工作前,先想想你的精力和工作狀況,是否有些工作週期會影響你有多少不受打擾的時間?一天中哪些時間你最精力充沛,或最適合做你被分配的任務? 舉例來說,如果你知道週五通常最忙,可能就得把時間安排得比平常鬆散一些。如果你下午3點會昏昏欲睡,別把需要集中力或創意的工作安排在這個時段,否則你會手忙腳亂。盡可能按照你一天中工作的最佳和最差狀態,來安排相應的計畫。

 

充裕安排時間-克魯斯說,我們會低估事情需要花費多少時間,所以常常讓工作超出預定時間、進度落後。 克魯斯建議設定一些緩衝地帶,也就是說,多安排1-3個30分鐘的緩衝時段,萬一你工作進度落後,可以用這些時間補上。如果你進度正常,也可以用這些時間思考、再充電,或直接開始下一個任務。

 

如果你老是超過時間,就得重新檢視自己估算的工作時間有無問題。 避免分心 霍薩傑說,你應該很清楚,中斷任務很可能會害你付出昂貴代價,所以你最好盡力消除這些令人分心的要素,例如關掉推播通知,可能的話關掉手機,電話轉接語音信箱。

 

霍薩傑跟同事會安排一個「power hour」,在這段期間內,員工可以專心工作,不用開會,也不會受到任何打擾。 保留彈性 牛波特說:「人們對按表操課的最大誤解,就是不論如何都得死守時間表。」

 

他說,其實就算要按表操課,也完全可以依照情況的改變重新調整計畫,只要確定你工作日的每段時間都有安排就行。 (摘錄自天下雜誌2017/04/12資料來源:Fast Company、Wikihow)

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人的一天就是只有24小時,再者,真正需要管理的不是你的「時間」,而是你的「行為」。

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換句話說, 比起該如何有效利用時間,真正重要的關鍵在於「將做事方法調整到最佳狀態」,將工作成效最大化視為最終目的。

 

舉例來說,我發現自己專注力最高的時段在早上,那麼我會盡量讓自己不在中午之前安排開會或是像請款、整理email等不太需要動腦思考的瑣事。

 

把專注力較好的時間用來做重要的事,無法專心的時間就用來做不需要專注力的工作,這就是重視成果而非時間的做事方法。

 

若是自己能決定的外出行程,最好也盡量有計畫地安排在同一天,如此一來,就不會讓自己需要不斷來回往返公司,硬生生把工作時間變得過於瑣碎。無論如何, 先思考如何獲得最好工作成效,以此來分配做事順序,就能避免讓自己出現「忙了一天卻一事無成」的狀態。(本文摘錄自《丟掉 40 個「虛假」的好習慣》)

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工作倦怠會影響生產力、增加流動率、促使企業失去優秀人才,因此,它對企業帶來的成本可能遠高於醫療。

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工作倦怠源於職場壓力,問題通常在組織,不是員工。

 

大多數大型組織中,員工只能自己想辦法管理時間,以減輕壓力和工作倦怠。員工對抗過量工作文化的能力相當有限,也只有少數員工有權取消沒有必要的會議。

 

企業領導者第一步,理解問題。

 

領導者需找出哪些員工花費太多時間在開會、電子郵件或線上協作,並針對特定部門和職務推動變革,減少那些會影響生產力、導致工作怠倦的問題。

 

我們的數據顯示,大多數領導者可以藉由推動更有紀律的時間管理,為員工省去至少20%的工作時間。這麼做也能讓員工取回時間的掌控權;我們發現,組織活力的最重要來源之一,就是給予員工自主之感。此舉亦有助避免另一個壓力來源:主管處處插手。(摘錄自天下雜誌2017/04/11

資料來源:Harvard Business Review

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莊富程為全職考生,準備公職期間,他每周放假1天,其餘6天讀書,每天下午仍有1小時放鬆時光。搭配早睡早起規律作息,利用精神狀態最佳時準備考公職,事半功倍。

 

 

每當下午疲累,就去散步或聊天,轉移自己注意力,避免過度沉溺於負面情緒,休息半小時至一小時後,再回來念書,就感到精力充沛。

 

莊富程說,每周放假休息一天剛剛好,不僅可稍放鬆,但不要休息超過兩天,讀書節奏會亂掉。他建議考生,讓自己熟悉每天讀書時間,成為一個良好的讀書循環。

 

「弱點在申論題」,莊富程分析自身,對於申論題,他幾乎很難拿分,為了加強,他利用早上精神最佳時段,重複練習、背誦相關條文,下午休息後最佳讀書時間,也用於練習申論題。

 

針對行政法、國籍與戶政法規概要、移民法規概要等過去不熟悉的法律科目,他謹守心智圖,搭配練習大量考古題。

 

莊富程認為,不要浪費時間聽錄音,把時間拿來讀書和休息較實在,著重於自身吸收,比不停重複聽取、背誦更重要。

 

莊富程也坦言,準備公職過程,確實很難熬,自己補習、讀書,幾乎沒任何交際圈,甚至感到無力,有時還想著這種生活到底要過多久,但只要睡一覺,就能轉換心情。

 

莊富程提醒考生,適時休息,才能走更遠的路。考前他選擇休息一段時間,最後才趕緊背個法條壓壓驚,背到深夜11點才睡覺,他勉勵所有考生,堅持到底、相信自己。(摘錄自聯合報20170415)

 

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補習班統計出來,平均要準備3.5年就可考上高普考,我親自輔導過一個非本科的社會人士用五個月的時間考上高考(稅務方面),是我看過最短備考時間的非本科生。

 

我用他的例子來告訴你,高普考看似錄取率很低,那是因為真正用心準備考試的人僅有20%,另外80%的人是去"陪考"的:

有些全職考生一天念不到六小時(時間量不夠)

有些考生看書快但不求甚解死記硬背;

有些考生貪圖捷徑只看別人的摘要筆記(不清楚自己的優缺點)

有些考生光看書不動手整理自己的筆記(不會分析該科重點)

有些考生讀書方法錯誤;

有些考生讀書時間表錯誤;

有些考生用電腦打字答題而不是動手寫字。

 

總之考不上的錯誤方法遠比考上的正確方法還要多好幾倍,所以考不上的人數眾多。

 

一百種人準備考試的方法就會有一百種,大家都有自己的一套,原因在於每個人的生活條件、勤勞程度、個性、可運用的自由時間量通通不一樣。

 

因此,你不可能直接抄襲別人的讀書計畫,你必須多方徵詢建議(規劃原則)後,自行制定自己的讀書計畫。(本文著作權屬原作者所有,分享轉貼請註明原作者,避免盜用嫌疑。作者:廣翰思惟教育長)

 

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在考試高手課程結束後,正在就讀某前段國立大學二年級的男生特別留下來跟我談了兩個小時。他就讀國中時,跟一些同學都感覺到自己的心靈彷彿被關在上課與背書的監獄中,也分不清楚腦中的想法是師長的暗示還是真正自己的意願,心想只要忍過這三年,上了高中就好了。沒想到進入了高中又落入了同樣的禁錮情緒中,只能繼續當鴕鳥,再度告訴自己這一切的一切只要進入大學就好了。

 

大學生活真的擺脫了背書的地獄,每天除了上課時間外,不把吃喝玩樂的事情填滿空檔好像會很奇怪,也很對不起自己。大學時只有開學的前幾周很開心,每次到了學期末卻相當茫然,大學後我到底要做什麼呢?是繼續升學到碩士班?還是先去就業?未來的路要怎麼走下去?我要往哪個方向前進?

 

聽完這個男大生的真情自我頗析,他絕對不是特例,有些人是在出了社會後,在每天忙忙碌碌的生活中,冷不防地「不知道自己的未來該往何處走」的念頭不定時跳了出來。

 

另一種人是明明嘴裡說著不想要這麼忙碌,但是又很怕被別人認為自己是個沒事做的閒人,就在這種擺盪心情中度過每一天。於是每天花很多時間用手機跟朋友傳訊息聊天或是轉發貼文,看看網路上最近瘋狂流傳的影片,每到新地方一定要拍照上傳或打卡到社群網站,一定要發文跟朋友說早安、午安、晚安,研究最美的自拍角度與修圖APP,到了年中或年底,又頓時發現生命好像就這樣地停滯不前。

 

工業革命後美國理工學者腓德烈.溫斯洛.泰勒Frederick Winslow Taylor提出時間管理的概念,訂出了標準工時,預測一天內可以完成多少工作量,現在的時間管理不僅代表產能效率,還屬於自我啟發與品格的一環。

 

一邊做著讓自己事後後悔的事情,一邊想著要做好時間管理,就像一邊跟會家暴的伴侶生活,一邊想著伴侶不會動手打人一樣,毫無意義,也毫無效果。

 

會讓自己過得這樣窮忙,來自於我們腦中被這些「偷走時間的賊」占據了,而這些「時間賊」會作怪都是因為大腦缺乏把關的「警察大人」 (代表人生目標)

 

每天警察大人會定時到定點巡邏並簽到,我們也要在腦中設立讓警察大人(代表人生目標)定時定點出現在腦中的簽到處(代表記事本),這是趕走時間賊兒們最有效的方法。

 

除了沒有人生目標之外,還有些人是因完美主義而對很多事情都很擔憂,進而無法開始動手執行目標,一直煩惱地想,時間就在煩惱擔憂中流逝,最後什麼事情都沒有完成。

 

為不該煩惱的事情煩惱,消耗自己的心神,這種人更需要用記事本來進行時間管理,好收束自己的心念。(本文著作權屬原作者所有,分享轉貼請註明原作者,避免盜用嫌疑。作者:廣翰思惟教育長)

 

 

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詩云是個愛家的女生,因為爸爸重病,媽媽是全職的家庭主婦,因此小蘭扛起全家的生計,詩云知道要訂好未來一年的工作計畫,可以提升工作效率,所以她把這樣的概念用在生活中,決定訂好未來一年的生活計畫,希望能改變自己的總體生活。

 

沒想到詩云的新年新希望,連續好幾年都一樣,因為每年訂計畫,卻每年都沒有落實,當然新年新希望也就無法實現。

 

哈佛大學心理學教授丹尼爾 M. Wegner有個有名的「白熊效應」,告訴我們越想著「不可以想白熊」,反而越意外地執著在白熊上。

 

你是不是也跟詩云一樣,這樣訂計畫的,例如:

「不要拖拖拉拉」

「不要睡前吃消夜」

「不要浪費時間」

「不要亂買東西」

「不要常常滑手機」

 

雖然這些計畫的目的都是好的,但因為「白熊效應」反而刺激了大腦反覆上演不要做的事情,加強了負面行為的神經迴路。

 

另外思考與行動不一致-思考是「想要更健康」,行動是「拒絕吃消夜」-會消耗腦力與精力,讓我們更難落實新年新希望。

 

應該把思考跟行動的用語改成一樣的,例如:

「不要拖拖拉拉」「即知即行」

「不要睡前吃消夜」「早點睡,多喝水」

「不要浪費時間」「依照時間計畫表去做」

「不要亂買東西」「依照購物清單買東西」

「不要常常滑手機」「想要聯絡對方時才拿出手機」

「不要玩沉迷手機遊戲」「周六日才玩手機遊戲」

 

有了正面用語的行動目標,接著,就是要擬定出時間表。沒有時間表(或稱截止日期)的計畫,是不會有實現的一天。(本文著作權屬原作者所有,分享轉貼請註明原作者,避免盜用嫌疑。作者:廣翰思惟教育長)

 

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